Voluntary Leavers Programm rechtssicher gestalten – Leitfaden für Arbeitgeber

Viele Unternehmen möchten Personal abbauen, ohne zu betriebsbedingten Kündigungen greifen zu müssen. Ein Voluntary Leavers Programm (VLP) – also ein freiwilliges Angebot zum Abschluss von Aufhebungsverträgen gegen Abfindung oder andere Vorteile – kann hierfür ein geeignetes Instrument sein. Gleichzeitig birgt ein solches Programm rechtliche Risiken, etwa bei Kündigungsschutz, Sperrzeiten beim Arbeitslosengeld, Diskriminierung oder betrieblicher Altersversorgung. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie ein Voluntary Leavers Programm konzipieren können, das arbeitsrechtlich tragfähig ist und Ihre Unternehmensziele unterstützt. Ziel ist, Konflikte und Prozesse zu vermeiden und zugleich eine faire und transparente Lösung für die betroffenen Mitarbeiter zu schaffen.

Was ist ein Voluntary Leavers Programm?

Unter einem Voluntary Leavers Programm versteht man ein strukturiertes, zeitlich befristetes Angebot an ausgewählte oder alle Mitarbeiter, das Arbeitsverhältnis freiwillig durch Aufhebungsvertrag zu beenden. Im Gegenzug erhalten die Mitarbeiter in der Regel eine Abfindung und häufig zusätzliche Leistungen, etwa Freistellung unter Fortzahlung der Vergütung, Outplacement, Vorruhestandslösungen oder besondere Regelungen zur betrieblichen Altersversorgung.

Ziel des Unternehmens ist es, Personal sozialverträglich abzubauen und betriebsbedingte Kündigungen mit all ihren Nachteilen möglichst zu vermeiden. Wichtig ist: Es besteht kein Anspruch der Mitarbeiter auf Teilnahme; das Unternehmen entscheidet, ob und mit wem es einen Aufhebungsvertrag schließt. Umgekehrt soll auch kein Druck ausgeübt werden, sondern ein nachvollziehbares und freiwilliges Angebot unterbreitet werden.

Rechtlicher Rahmen: Aufhebungsvertrag statt Kündigung

Rechtsgrundlage eines Voluntary Leavers Programms ist in aller Regel der Aufhebungsvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Dieser beendet das Arbeitsverhältnis einvernehmlich zu einem bestimmten Termin und regelt Abfindung, Freistellung, Resturlaub, Zeugnis, Betriebsrentenansprüche und weitere Punkte. Im Gegensatz zur betriebsbedingten Kündigung nach dem Kündigungsschutzgesetz muss der Arbeitgeber keine Sozialauswahl nach § 1 Abs. 3 KSchG durchführen und keinen dringenden betrieblichen Grund im Einzelnen darlegen.

Gerade deshalb muss der Aufhebungsvertrag sorgfältig formuliert werden, um spätere Anfechtungen wegen widerrechtlicher Drohung oder arglistiger Täuschung zu vermeiden – welche Rechte Arbeitnehmer nach der Unterschrift noch haben, habe ich in einem eigenen Beitrag beleuchtet. Zudem sollte klar sein, ob und inwieweit das Programm an einen geplanten Personalabbau aus betrieblichen Gründen anknüpft, etwa um steuerliche Vorteile oder eine geordnete Sozialplanung zu erreichen.

Gestaltung der Abfindung im Voluntary Leavers Programm

Die Abfindung ist häufig der zentrale Anreiz eines Voluntary Leavers Programms. Sie kann pauschal ausgestaltet sein (etwa x Bruttomonatsgehälter pro Beschäftigungsjahr) oder komplexere Modelle vorsehen, beispielsweise mit Faktoren für Alter, Unterhaltspflichten oder Schwerbehinderung. In der Rechtsprechung zu größeren Vorruhestands- und Abfindungsprogrammen wird anerkannt, dass die Abfindung den Nachteil des Arbeitsplatzverlustes ausgleichen soll und unter bestimmten Voraussetzungen steuerbegünstigt sein kann.

In mehreren Entscheidungen hat das Bundesarbeitsgericht zu Programmen großer Arbeitgeber klargestellt, wie monatlich gezahlte Teilbeträge oder Vorruhestandsgelder rechtlich einzuordnen sind und wie sie mit Arbeitslosengeld oder Rentenansprüchen zusammenspielen. Für die Praxis ist entscheidend, dass die Abfindungsformel transparent, diskriminierungsfrei und konsistent mit bestehenden Betriebsvereinbarungen oder Sozialplänen ist. Außerdem sollten steuerliche Effekte – insbesondere die Fünftelregelung nach § 34 EStG – und mögliche Rückwirkungen auf Sozialleistungen vorab mitbedacht werden.

Vermeidung von Sperrzeiten beim Arbeitslosengeld

Ein häufiger Knackpunkt in Voluntary Leavers Programmen ist die Frage, ob für die teilnehmenden Mitarbeiter eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld droht. Die Agentur für Arbeit wertet den Abschluss eines Aufhebungsvertrags grundsätzlich als Mitwirkung an der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und kann daher eine Sperrzeit nach § 159 SGB III verhängen.

Diese Sperrzeit lässt sich aber häufig vermeiden, wenn der Aufhebungsvertrag auf einer ernsthaft in Aussicht gestellten betriebsbedingten Kündigung beruht und die vertragliche Beendigung nicht früher erfolgt, als eine solche Kündigung wirksam geworden wäre. Auch die Höhe der Abfindung spielt eine Rolle; sie sollte sich in einem Rahmen bewegen, der typischerweise mit betriebsbedingten Kündigungen und Sozialplänen vergleichbar ist. In der Praxis ist es daher sinnvoll, die Gründe des Personalabbaus, die drohenden Kündigungen und die Einhaltung der ordentlichen Kündigungsfristen im Vertrag klar zu dokumentieren. Gern prüfe ich für Ihr konkretes Programm, wie Formulierungen gewählt werden können, um Sperrzeitrisiken möglichst gering zu halten.

Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Mitbestimmung

Viele Voluntary Leavers Programme werden in Unternehmen umgesetzt, in denen Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen bereits Regelungen zu Personalabbau, Vorruhestand oder Sozialplänen vorsehen. So können etwa betriebliche Richtlinien über den vorzeitigen Ruhestand oder über betriebliche Altersversorgung eng mit einem VLP verknüpft sein. Das Bundesarbeitsgericht hat in mehreren Urteilen zu Vorruhestands- und Abfindungsprogrammen großer Arbeitgeber entschieden, wie solche Programme an Betriebsvereinbarungen anzubinden sind und wie Leistungen in Übergangsphasen ausgestaltet werden dürfen.

Besteht ein Betriebsrat, unterliegt die Einführung eines VLP in der Regel der Mitbestimmung, insbesondere wenn Auswahlrichtlinien, soziale Gesichtspunkte oder Verteilungsfragen eine Rolle spielen. Es empfiehlt sich daher, die Konzeption des Programms frühzeitig mit dem Betriebsrat abzustimmen und – sofern sinnvoll – in einer Betriebsvereinbarung zu regeln. So gewinnen Sie Rechtssicherheit und vermeiden spätere Streitigkeiten über Auswahl, Abfindungshöhe oder interne Gerechtigkeit.

Auswirkungen auf betriebliche Altersversorgung und Vorruhestand

Voluntary Leavers Programme werden häufig mit Vorruhestandslösungen kombiniert, insbesondere für ältere Mitarbeiter mit längerer Betriebszugehörigkeit. Hier stellt sich die Frage, wie Leistungen der betrieblichen Altersversorgung, Übergangsgelder und Abfindungen zusammenspielen. In mehreren Entscheidungen hat das Bundesarbeitsgericht, etwa in Urteilen aus den Jahren 2014 und 2017, komplexe Programme mit Übergangsphasen, Vorruhestandsgeldern und späteren Rentenleistungen bewertet. Dabei ging es unter anderem um die Berechnung des ruhegeldfähigen Gehalts, die Grenze der Gesamtversorgung und die Anrechnung von Arbeitslosengeld oder anderen Einkünften.

Wenn Ihr Unternehmen eine betriebliche Altersversorgung anbietet oder über Betriebsvereinbarungen zu sozialen Richtlinien verfügt, müssen die Regelungen des VLP darauf abgestimmt werden. Andernfalls drohen unklare Ansprüche, Doppelversorgungen oder spätere Anpassungsstreitigkeiten. Eine sorgfältige Abstimmung der Vertragsklauseln mit den bestehenden Versorgungsordnungen ist daher unverzichtbar.

Diskriminierungsrisiken und Auswahl der Teilnehmer

Auch wenn ein Voluntary Leavers Programm auf Freiwilligkeit beruht, müssen Sie das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) im Blick behalten. Auswahlkriterien oder Staffelungen der Abfindung dürfen nicht zu einer unmittelbaren oder mittelbaren Benachteiligung wegen Merkmalen wie Alter, Geschlecht, Behinderung, Religion, Herkunft oder Weltanschauung führen. Altersabhängige Faktoren können zwar zulässig sein, wenn sie sachlich gerechtfertigt sind, etwa zur Abfederung besonderer Nachteile älterer Arbeitnehmer, und wenn sie in ein Gesamtkonzept des Personalabbaus eingebettet sind.

Problematisch kann es werden, wenn bestimmte Gruppen faktisch ausgeschlossen oder systematisch schlechter gestellt werden, ohne dass dafür ein nachvollziehbarer betrieblicher Grund besteht. In der Praxis empfehle ich, die Zielgruppen und Berechnungsformeln eines VLP vorab rechtlich zu prüfen und zu dokumentieren, warum eine bestimmte Ausgestaltung sachlich gerechtfertigt ist. So lassen sich spätere Diskriminierungsklagen und damit verbundene Mehrkosten vermeiden.

Gestaltung der Aufhebungsverträge und typische Klauseln

Der einzelne Aufhebungsvertrag ist das Herzstück jedes Voluntary Leavers Programms. Neben dem Beendigungsdatum und der Abfindung sollten die Regelungen zu Freistellung, Urlaubsabgeltung, variablem Entgelt, Dienstwagen, Boni und Aktienprogrammen klar und eindeutig sein. Auch vertragliche Ausschlussfristen, Rückzahlungsklauseln für Sonderleistungen und etwaige Wettbewerbsverbote müssen sauber geregelt werden – ebenso wie besondere Gestaltungen, etwa eine Sprinterklausel für ein vorzeitiges Ausscheiden.

In der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts finden sich zahlreiche Beispiele dafür, dass unklare Formulierungen zu Streit über Resturlaubsabgeltung, Boni oder Ausschlussfristen geführt haben – teils erst Jahre nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Ich empfehle, für das VLP ein abgestimmtes Muster zu verwenden, das zu den bestehenden Arbeitsverträgen und Tarifverträgen passt und alle typischen Punkte transparent regelt. In einem zweiten Schritt werden dann nur noch individuelle Daten und besondere Vereinbarungen ergänzt, um die Abwicklung zu vereinfachen und Fehler zu vermeiden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen VLP und betriebsbedingter Kündigung?

Beim Voluntary Leavers Programm beenden Arbeitgeber und Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis freiwillig durch Aufhebungsvertrag. Eine betriebsbedingte Kündigung ist dagegen eine einseitige Erklärung des Arbeitgebers, die sozial gerechtfertigt sein muss. Im Rahmen des VLP gibt es keinen gesetzlichen Anspruch des Mitarbeiters auf Teilnahme, sondern ein Angebot, das beide Seiten annehmen können. In vielen Fällen lassen sich so Konflikte und Prozesse vor dem Arbeitsgericht vermeiden.

Wie hoch sollte die Abfindung im Voluntary Leavers Programm sein?

Eine starre gesetzliche Vorgabe für die Abfindung gibt es nicht. In der Praxis orientieren sich viele Unternehmen an Formeln, etwa einem halben oder einem ganzen Bruttomonatsgehalt pro Beschäftigungsjahr, teilweise mit Zu- oder Abschlägen. Wichtig ist, dass die Formel transparent ist, zu Ihrer wirtschaftlichen Situation passt und keine bestimmten Gruppen benachteiligt. Gern berechne ich mit Ihnen Szenarien, die sowohl rechtlich tragfähig als auch betriebswirtschaftlich vertretbar sind.

Droht bei Teilnahme am VLP immer eine ALG-Sperrzeit?

Nein, eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld ist nicht zwangsläufig, aber ein reales Risiko. Sie lässt sich häufig vermeiden, wenn der Aufhebungsvertrag eine ansonsten unvermeidbare betriebsbedingte Kündigung mit korrekter Frist ersetzt und die Abfindung in einem üblichen Rahmen bleibt. Entscheidend sind die genauen Formulierungen und die Dokumentation der betrieblichen Gründe. Vor Abschluss eines Aufhebungsvertrags im VLP sollte daher immer eine individuelle Prüfung stattfinden.

Muss der Betriebsrat einem Voluntary Leavers Programm zustimmen?

Besteht ein Betriebsrat, ist er in die Planung eines Voluntary Leavers Programms regelmäßig einzubeziehen. Zwar geht es um freiwillige Aufhebungsverträge, gleichzeitig berührt das Programm aber Fragen des Personalabbaus, Auswahlrichtlinien und mitbestimmungspflichtige soziale Angelegenheiten. In vielen Unternehmen wird ein VLP deshalb in einer Betriebsvereinbarung geregelt oder mit einem Sozialplan verknüpft. So schaffen Sie Transparenz, Akzeptanz und rechtliche Sicherheit für alle Beteiligten.

Wie binde ich betriebliche Altersversorgung und Vorruhestand ein?

Wenn Ihr Unternehmen eine betriebliche Altersversorgung anbietet, muss das VLP sorgfältig mit den bestehenden Versorgungsordnungen verzahnt werden. Das betrifft insbesondere Vorruhestandsgelder, Übergangsleistungen und die spätere Berechnung der Betriebsrente. Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts zeigt, dass unklare Regelungen hier schnell zu teuren Nachforderungen führen können. In der Beratung analysiere ich Ihre Versorgungsordnung und entwickle mit Ihnen passende, rechtssichere Klauseln für das Programm.

Fazit: Voluntary Leavers Programm gezielt und rechtssicher nutzen

Ein gut geplantes Voluntary Leavers Programm kann ein wirkungsvolles Instrument sein, um Personalabbau fair, kalkulierbar und ohne langwierige Kündigungsschutzprozesse zu gestalten. Entscheidend ist, dass das Programm rechtlich sauber aufgebaut ist, die Mitbestimmung korrekt eingebunden wird und Abfindungen, Vorruhestandsregelungen und betriebliche Altersversorgung sinnvoll verzahnt werden. Ebenso sollten Sperrzeitrisiken beim Arbeitslosengeld, steuerliche Effekte und mögliche Diskriminierungsfragen von Anfang an berücksichtigt werden.

Aus Arbeitnehmersicht bleibt die Kündigungsschutzklage der zentrale Hebel, wenn statt freiwilliger Lösungen doch gekündigt wird – auch das sollten Arbeitgeber bei der Programmgestaltung realistisch einpreisen. Einen Überblick über unsere Beratung im Arbeitsrecht – für Unternehmen wie für Beschäftigte – finden Sie auf unserer Übersichtsseite.