Arbeitgeber verweigert Urlaub – diese Rechte haben Sie wirklich

Urlaub ist kein „Nice-to-have", sondern ein gesetzlich geschützter Anspruch. Wenn der Arbeitgeber den Urlaub ablehnt oder immer wieder verschiebt, löst das bei vielen Beschäftigten Unsicherheit und Ärger aus. In meiner arbeitsrechtlichen Beratung erlebe ich häufig, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer falsche Vorstellungen von den Urlaubsregeln haben. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen verständlich, was das Gesetz vorsieht, wann der Arbeitgeber Urlaub verweigern darf – und wann nicht – und wie Sie Ihre Ansprüche rechtssicher durchsetzen können.

Gesetzlicher Urlaubsanspruch: Wie viel Urlaub steht mir zu?

Der gesetzliche Mindesturlaub ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Nach § 3 BUrlG haben Sie bei einer 6-Tage-Woche Anspruch auf mindestens 24 Werktage Urlaub im Jahr. Arbeiten Sie – wie die meisten – an 5 Tagen pro Woche, entspricht das mindestens 20 Arbeitstagen Urlaub pro Kalenderjahr. Viele Arbeits- oder Tarifverträge sehen jedoch mehr Urlaubstage vor; dieser vertragliche Mehrurlaub gilt dann zusätzlich zum gesetzlichen Mindesturlaub. Wichtig ist: Der Urlaubsanspruch entsteht allein dadurch, dass ein Arbeitsverhältnis besteht; eine bestimmte Mindestzahl tatsächlich geleisteter Arbeitstage im Jahr verlangt das Gesetz nicht.

Wartezeit und Probezeit: Urlaub schon in den ersten 6 Monaten?

Häufig wird behauptet, in den ersten 6 Monaten – also während der sogenannten Wartezeit nach § 4 BUrlG – entstehe noch kein Urlaubsanspruch. Diese Auffassung ist falsch. Während der Wartezeit bauen Sie Ihren Urlaubsanspruch bereits anteilig auf, nur der volle Jahresurlaub wird erst nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses fällig. Das bedeutet: Sie erwerben pro Monat ein Zwölftel Ihres Jahresurlaubs. Vor Ablauf der Wartezeit können Sie diesen Teilurlaub grundsätzlich schon nehmen, wenn der Arbeitgeber zustimmt oder der Arbeits- oder Tarifvertrag dies vorsieht. Nach sechs Monaten besteht dann der volle Jahresurlaubsanspruch, auch wenn Sie erst später Urlaub beantragen.

Urlaubswunsch vs. betriebliche Belange: Wann darf der Arbeitgeber ablehnen?

Der Grundsatz des Bundesurlaubsgesetzes lautet: Ihre Urlaubswünsche sind vorrangig zu berücksichtigen. Nach § 7 Abs. 1 BUrlG darf der Arbeitgeber den von Ihnen gewünschten Urlaubstermin nur ausnahmsweise ablehnen. Solche Ausnahmen liegen vor, wenn dringende betriebliche Belange entgegenstehen, etwa eine unerwartete Auftragsspitze, eine existenzbedrohende Personalunterdeckung oder wenn andere Arbeitnehmer aus sozialen Gründen Vorrang haben (zum Beispiel Eltern schulpflichtiger Kinder in den Ferien).

Reine Bequemlichkeit des Arbeitgebers oder pauschale Hinweise auf „Arbeitsmangel" oder „Personalknappheit" reichen nicht aus. Lehnt der Arbeitgeber Ihren Urlaub ab, muss er diese Gründe konkret benennen und plausibel machen.

Können Betriebsvereinbarung, Urlaubsplan oder Chef den Urlaub einfach „anordnen"?

In vielen Betrieben gibt es Urlaubspläne oder feste Betriebsferien. Solche Regelungen sind grundsätzlich zulässig, wenn sie mit dem Betriebsrat vereinbart wurden oder im Arbeits- bzw. Tarifvertrag stehen. Trotzdem bleibt der gesetzliche Grundsatz bestehen, dass Ihre Wünsche zu berücksichtigen sind. Ein Arbeitgeber kann also nicht den gesamten Jahresurlaub einseitig zu bestimmten Zeiten verplanen und Ihnen damit jede eigene Gestaltungsmöglichkeit nehmen.

Zulässig ist es aber, einen Teil des Urlaubs – etwa wegen eines saisonalen Betriebsschlusses – als Betriebsurlaub festzulegen, solange Ihnen noch ein ausreichender Rest zur eigenen Verfügung bleibt. Ergibt sich ein Konflikt zwischen kollektiven Regelungen und Ihrem individuellen Wunsch, ist im Einzelfall abzuwägen, welche Lösung sachlich und sozial angemessen ist.

Bereits genehmigter Urlaub: Darf der Arbeitgeber diesen nachträglich streichen?

Ist der Urlaub einmal ausdrücklich genehmigt, entsteht auf Ihrer Seite ein gesicherter Anspruch auf Freistellung in diesem Zeitraum. Einseitig kann der Arbeitgeber eine solche Bewilligung grundsätzlich nicht mehr zurücknehmen. Nur in extremen Ausnahmesituationen, etwa bei unvorhersehbaren Notfällen, kann ein Widerruf in Betracht kommen, wobei die Hürden dafür sehr hoch sind. Selbst dann muss der Arbeitgeber Ihre bereits entstandenen Kosten, zum Beispiel für Reise und Unterkunft, ersetzen.

In der Praxis sollten Sie sich gegen einen kurzfristigen „Widerruf" des Urlaubs genau wehren und die Gründe prüfen lassen. Lassen Sie sich Verfügungen des Arbeitgebers stets schriftlich geben, um im Streitfall Beweise in der Hand zu haben.

Krank im Urlaub oder in Quarantäne: Was passiert mit meinen Urlaubstagen?

Wer im Urlaub krank wird, verliert seine Urlaubstage nicht automatisch. Lassen Sie sich Ihre Arbeitsunfähigkeit lückenlos durch ein ärztliches Attest bescheinigen und melden Sie diese dem Arbeitgeber unverzüglich – welche Melde- und Nachweispflichten dann gelten, erkläre ich im Beitrag „Krank geschrieben: Was darf der Arbeitgeber?". Die durch Attest nachgewiesenen Krankheitstage werden dann nicht auf Ihren Urlaub angerechnet; Sie behalten für diese Tage Ihren Urlaubsanspruch und können ihn später nachholen.

Komplizierter wird es bei einer behördlich angeordneten Quarantäne ohne festgestellte Arbeitsunfähigkeit. Hier ist die Rechtslage teilweise noch in Bewegung, weil der Europäische Gerichtshof zu einzelnen Konstellationen befasst wurde. In solchen Fällen lohnt sich eine genaue Prüfung Ihres Einzelfalls, insbesondere wenn Ihnen der Arbeitgeber eine Nachgewährung verweigert.

Urlaubsverfall und Hinweispflichten des Arbeitgebers: Wann gehen Urlaubstage verloren?

Nach dem Wortlaut von § 7 Abs. 3 BUrlG muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden, sonst verfällt er mit Ablauf des Jahres oder eines kurzen Übertragungszeitraums. Die Rechtsprechung hat diese Regel allerdings zugunsten der Arbeitnehmer deutlich eingeschränkt. Nach der Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs in der Sache „Max-Planck-Gesellschaft" und der anschließenden Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts erlischt der gesetzliche Mindesturlaub nur, wenn der Arbeitgeber Sie vorher klar und rechtzeitig auf Ihren Urlaubsanspruch und den drohenden Verfall hingewiesen hat.

Er muss Sie außerdem in die Lage versetzen, den Urlaub tatsächlich zu nehmen. Fehlt ein solcher transparenter Hinweis, bleibt der Urlaub in aller Regel bestehen und kann sich sogar über mehrere Jahre aufsummieren.

Urlaub bei Kündigung: Freistellung oder Urlaubsabgeltung in Geld?

Endet das Arbeitsverhältnis, stellt sich häufig die Frage, was mit offenen Urlaubstagen passiert. Grundsatz: Urlaub ist vorrangig in Natur, also durch Freistellung, zu gewähren. In der Praxis wird deshalb bei Kündigungen oft eine bezahlte Freistellung unter Anrechnung der offenen Urlaubstage vereinbart. Kann der Urlaub bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden, etwa wegen Krankheit oder sehr kurzer Restlaufzeit, muss der Arbeitgeber den noch bestehenden Urlaub in Geld abgelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG).

Höhe und Berechnung hängen von Ihrem durchschnittlichen Arbeitsverdienst in den letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn ab. Auch hier prüfe ich regelmäßig, ob Arbeitgeber die Abgeltung korrekt und vollständig berechnet haben.

Wie setze ich meinen Urlaubsanspruch konkret durch?

Wichtig ist zunächst, dass Sie Ihren Urlaubswunsch klar und nachweisbar äußern, idealerweise schriftlich per E-Mail oder in einem Formular, von dem Sie eine Kopie behalten. Lehnt der Arbeitgeber den Urlaub ab, sollten Sie eine kurze schriftliche Begründung verlangen. Bleibt der Arbeitgeber jede Entscheidung schuldig oder verweigert er die Genehmigung ohne tragfähigen Grund, besteht die Möglichkeit, Ihren Anspruch gerichtlich durchzusetzen – etwa mittels einer Klage auf Urlaubsgewährung oder Urlaubsabgeltung.

Von „Selbstbeurlaubung", also dem eigenmächtigen Fernbleiben von der Arbeit, rate ich ausdrücklich ab: Das kann eine fristlose Kündigung rechtfertigen. Stattdessen sollten Sie sich frühzeitig anwaltlich begleiten lassen, um eine einvernehmliche Lösung zu erreichen oder Ihre Rechte zielgerichtet vor Gericht geltend zu machen.

Häufig gestellte Fragen

Darf mein Arbeitgeber meinen Urlaubsantrag einfach ablehnen?

Ihr Arbeitgeber darf Ihren Urlaubswunsch nur ausnahmsweise ablehnen. Er muss nach § 7 BUrlG dringende betriebliche Belange oder vorrangige Urlaubswünsche sozial schutzbedürftiger Kollegen konkret benennen können. Eine pauschale Aussage wie „es ist zu viel zu tun" reicht dafür in der Regel nicht. Wenn Sie den Eindruck haben, dass vorgeschobene Gründe genutzt werden, sollte die Ablehnung rechtlich geprüft werden.

Verfällt Urlaub automatisch am Jahresende?

Urlaub verfällt nur dann am Jahresende, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Ihr Arbeitgeber muss Sie zuvor rechtzeitig und transparent darauf hinweisen, wie viele Urlaubstage Ihnen zustehen und dass diese bei Nichtinanspruchnahme verfallen können. Unterbleibt ein solcher Hinweis, bleibt der gesetzliche Mindesturlaub regelmäßig bestehen und kann auch noch deutlich später geltend gemacht werden. In vielen Fällen lassen sich so auch ältere Urlaubsansprüche noch sichern oder nachträglich abgelten.

Was passiert mit meinem Urlaub bei Kündigung des Arbeitsvertrags?

Endet Ihr Arbeitsverhältnis, muss der offene Urlaub vorrangig durch Freistellung gewährt werden. In der Praxis wird häufig eine unwiderrufliche Freistellung unter Anrechnung der Resturlaubs- und ggf. Überstundenansprüche vereinbart. Ist eine Freistellung nicht möglich, etwa wegen Krankheit oder sehr kurzer Restlaufzeit, wird der Urlaub in Geld abgegolten. Die Berechnung ist oft fehleranfällig, daher lohnt sich eine genaue Kontrolle der Abgeltungsabrechnung.

Kann bereits genehmigter Urlaub nachträglich gestrichen werden?

Bereits genehmigter Urlaub kann nur in absoluten Ausnahmefällen widerrufen werden. Typischerweise verlangt die Rechtsprechung dafür unvorhersehbare, gravierende Störungen des Betriebs, die sich nicht anders lösen lassen. Selbst dann muss der Arbeitgeber Ihre bereits entstandenen Kosten, zum Beispiel für Reise oder Hotel, ersetzen. Wird Ihr Urlaub kurzfristig „zurückgenommen", sollten Sie die Rechtmäßigkeit unbedingt prüfen lassen, bevor Sie Ihre Pläne aufgeben.

Ich war im Urlaub krank – bekomme ich die Tage wieder gutgeschrieben?

Wenn Sie im Urlaub arbeitsunfähig erkranken, werden diese Krankheitstage nicht auf Ihren Urlaub angerechnet. Voraussetzung ist, dass Sie sich die Arbeitsunfähigkeit durch ein ärztliches Attest bestätigen lassen und diese dem Arbeitgeber unverzüglich anzeigen. Die betroffenen Urlaubstage leben dann wieder auf und können später neu beantragt werden. Bewahren Sie Atteste und Meldungen sorgfältig auf, damit Sie Ihren Anspruch im Zweifel belegen können.

Fazit: Urlaub konsequent sichern – wir unterstützen Sie dabei

Urlaubsansprüche sind rechtlich deutlich besser abgesichert, als viele Arbeitnehmer annehmen. Der Arbeitgeber darf Urlaub nur in engen Grenzen verweigern und trägt heute umfangreiche Pflichten, Sie über Ihre Ansprüche zu informieren und deren Verfall zu verhindern. Werden Urlaubswünsche wiederholt ohne nachvollziehbare Gründe abgelehnt, droht ein Verfall ohne Hinweis oder stehen Sie vor einer Kündigungssituation, sollten Sie Ihre Rechte nicht dem Zufall überlassen.

Gerade im Zusammenhang mit einer Kündigung sind offene Urlaubstage bares Geld wert – die wichtigsten Fristen und Schritte finden Sie in unserem Überblick zur Kündigungsschutzklage. Einen Überblick über unsere Beratung im Arbeitsrecht finden Sie auf unserer Übersichtsseite.